A verdade é que todos procuramos formas de ser mais produtivos no trabalho. Deita fora a tua lista de “tarefas” de três páginas, e acaba com esses e-mails ridiculamente longos que tens andado a enviar.
Contrariamente à crença popular, riscar inúmeras tarefas da tua lista não é realmente uma indicação de produtividade. As pessoas verdadeiramente produtivas não estão concentradas em fazer “mais coisas”; isso é aliás, o oposto da produtividade. Se queres ser realmente produtivo tens de conseguir fazer menos coisas.
Parece estranho? Toma nota destas 8 coisas:
1. Cria uma lista de “tarefas” mais pequena – Alcançar “coisas” durante o teu dia de trabalho não deve estar dependente de “fazer o mais possível” dentro das 8 horas disponíveis. Pode ser difícil compreender isto, mas não existe nada de “produtivo” em empilhar um monte de tarefas no formato de uma lista. Adota uma abordagem “menos-é-mais” em relação à tua lista de tarefas e concentra-te em alcançar coisas que são verdadeiramente importantes.
2. Faz um pequeno intervalo – Sabes aquela dor que enche o teu cérebro quando estás a trabalhar em diversas tarefas durante várias horas? Isso é devido ao ter cérebro ter estado a consumir glucose. Muitas pessoas confundem isto com uma boa sensação, em vez de um sinal para fazer uma pausa. Vai dar um pequeno passeio, comer alguma coisa, fazer exercício ou meditar – dá ao teu cérebro algum tempo de descanso. Alcanças mais produtividade no teu trabalho se conseguires “limpar” regularmente a tua cabeça. Após uma pausa vais voltar recarregado e pronto a alcançar maior eficiência.
3. Segue a regra 80/20 (Lei de Pareto) – Sabias que apenas 20% daquilo que fazes todos os dias produz 80% dos teus resultados? Elimina as coisas que não interessam durante o teu dia de trabalho: elas têm um efeito mínimo na tua produtividade geral. Por exemplo, num projeto, elimina sistematicamente tarefas até que fiques apenas com 20% das tarefas que te permitem alcançar 80% dos resultados.
4. Começa o dia a concentrares-te em ti próprio – Se começas o teu dia a verificar o e-mail, isso permite que outros determinem aquilo que vais alcançar. Estabelece para ti um novo rumo e começa por fazer aquilo que é importante para ti.
5. Começa o dia com a tarefa mais difícil – Começa por concluir o desafio mais difícil quando o teu cérebro se sente mais fresco. Guarda o teu trabalho mais rotineiro para quando te sentes mais cansado.
6. Agarra o telefone – o novo mundo digital acabou por criar maus hábitos de comunicação. O e-mail “mata” da produtividade e distrai a nossa atenção de tarefas que são realmente importantes. Por exemplo, é comum as pessoas enviarem um e-mail com conhecimento (CC) para várias pessoas. Esta ação distrai toda a gente criando “ruido” em volta das tarefas que elas estão a tentar concretizar. Se recebes muitos e-mails assim, faz um favor a toda a gente utilizando o BCC quando responderes. Se a troca de e-mails ultrapassa as duas respostas isso é tempo de agarrar no telefone. Aumenta a tua produtividade e combina o melhor momento para resolver o assunto pelo telefone.
7. Cria o teu sistema – Se sabes que algumas coisas destroem a tua produtividade diária, cria um sistema para as gerir. Verificas o e-mail durante todo o dia? Tens ativos os alertas de “um novo e-mail” e não resistes até o ir verificar? Estabelece um horário em que vais verificar o e-mail 2 a 3 vezes durante o dia. De outra forma vais acabar por ficar distraído e não vais conseguir alcançar os objetivos mais importantes que estabeleces-te para o teu dia.
8. Não confundas produtividade com preguiça – Embora ninguém queira admiti-lo, a preguiça é o fator nº1 para a perda de produtividade. De facto, alguns métodos utilizados para “poupar-tempo” – por exemplo as reuniões e o e-mail – são na verdade formas de deixar de fazer o trabalho que realmente importa. Concentra-te em fazer as coisas que são mais importantes da forma mais eficaz e eficiente possível.
Não te esqueças, “menos-é-mais” no que diz respeito a ser mais produtivo no trabalho.
TU LIDERAS A TUA VIDA
Tradução e Adaptação do Artigo Original por Ilya Pozin: 8 Things Productive People Do During the Workday, disponível em http://www.linkedin.com/today/post/article/20130515130419-5799319-8-things-productive-people-do-during-the-workday
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