Liderar é Capacitar o Outro para Agir

Chefiar, uma pequena equipa, um serviço ou um grupo profissional não é uma tarefa simples.

Mas existem um conjunto de estratégias que são facilitadoras de todo o processo.

Uma das estratégias que melhor me têm servido ao longo dos anos é a capacitar aqueles que trabalham comigo para conseguirem:

• analisar um problema/desafio;
• decidirem autonomamente sobre a acção/caminho a seguir;
• executar o plano definido;
• assumir as decisões/opções tomadas no respeito pelos preceitos legais aplicáveis e pela dignidade de todos os envolvidos.

Parece simples, mas não é.

Capacitar os "chefes de equipa", e através dele, aqueles que os seguem, deve ser uma tarefa prioritária para um chefe de serviço.

Delegar de forma eficaz

De que forma defines “delegação”?

A delegação pode significar um grupo de pessoas nomeadas para representar as ideias de um grupo maior ou organização, ou pode ser o acto de delegar ou autorizar os subordinados a tomar certas decisões que representam o grupo ou a organização.

Para muitos de nós, eu incluído, a delegação é uma área que precisamos de aprender a usar mais sabiamente.
Mas o que torna o acto de delegar de algumas pessoas mais eficaz do que o de outras? Ou o que faz com que a delegação de determinadas tarefas ou decisões seja mais eficaz?

Heis 3 coisas que eu penso podem determinar o sucesso da delegação:

Missão - A missão do grupo ou da organização deve ser claramente definida e cada pessoa/trabalhador deve senti-la como sua, mantendo as normas, ideais e mentalidade do grupo. Por exemplo, na política, os membros de um partido devem representar os princípios do grupo que os escolheu e aderir à mensagem desse grupo. O mesmo é valido para delegar certas tarefas ou decisões a outros.
Quando tiveres investido o tempo e a comunicação adequadas para tornar a missão muito clara, as pessoas a quem delegas terão um sentido de propriedade para com a organização ou grupo. Eles terão assim uma maior probabilidade de completar a tarefa de uma forma que representa os padrões e a integridade da organização.

Confiança – Tem de existir um certo nível de confiança dado pela organização ou líder a que se delega. Muitas pessoas acham difícil delegar simplesmente porque eles têm dificuldade em confiar nos outros. Já ouvi alguns Colegas que dizem coisas como: "Eu posso fazê-lo mais rápido ou de forma mais eficaz se for eu a fazê-lo sozinho".

Como pai, eu, infelizmente, já me vi a fazer este tipo de coisas em casa há vários anos. Quando o meu filho era mais jovem, ele era perfeitamente capaz de completar várias tarefas, como guardar as suas roupas limpas, arrumar o seu quarto ou sala de jogos, colocar a loiça para lavar, etc. No entanto, quando eu estava com pressa ou porque queria que fosse “bem feito”, fazia eu essas tarefas por ele. Que vergonha não ter confiado nas suas habilidades para completar as tarefas e perceber que nem sempre estar com pressa produz os momentos de aprendizagem adequados. Muitos pais criam inconscientemente uma sensação de impotência nos seus filhos, sempre resgatando e completando as tarefas que as crianças podem e devem fazer por si mesmas, a fim de desenvolverem um sentimento de perseverança, realização e independência.

Responsabilidade - Para que o acto de delegar seja bem-sucedido, tem de existir um sentido de responsabilidade por parte daquele a quem se delega. Se essa pessoa possui um sentido de compromisso, honra e responsabilidade para com a organização ou grupo, há uma menor probabilidade de que essa pessoa vá distorcer a missão, mensagem ou os princípios do grupo. A missão e propósito do grupo permanecem intactos, fortes e a desenvolver-se. Sem um sentido de responsabilidade por parte da pessoa a quem se delega, esta pode deixar o seu ego interferir e desviar-se do propósito do grupo, seguindo a sua própria agenda, acabando por minar o grupo ou distorcer os princípios da organização.

Por que é que é importante delegar com sucesso?

É importante porque os seres humanos muitas vezes mostram o melhor de si quando fazem parte de uma comunidade, grupo ou organização. Manter um sentimento de pertença e encontrar o propósito numa causa ou mensagem maior pode ser muito poderoso, proporcionando mudanças positivas dentro e fora do grupo.

Pensa no teu trabalho, organização, negócio ou mesmo na tua família, e vê como podes delegar com sucesso.

Como é que isso vai mudar para melhor o grupo e a pessoa a quem se delega?

Adaptado e traduzido de Successful Delegation, por Traci Vincent

 TU LIDERAS A TUA VIDA

Como promover a responsabilidade?

Quando as Pessoas não assumem a responsabilidade pelo seu trabalho ou acções, isso pode ter um impacto negativo sobre a nossa equipa.

Devemos procurar aqueles que estão apáticos, que apontam o dedo, que não cumprem prazos, ou emitem frases como "a culpa não é minha" para identificar membros da equipa que evitam ou não querem assumir responsabilidade.

Para ajudar essas pessoas a assumir mais responsabilidade pelo seu trabalho, devemos fornece-lhes as habilidades e os recursos de que necessitam para realmente fazerem o seu trabalho. Assim acabam as desculpas.

Começa por conversar

O teu primeiro passo é conversar com as pessoas em causa. Descobrir se há circunstâncias que estão a contribuir para a situação, ou se existem problemas com que tu possas lidar. Afinal, as coisas ruins podem acontecer na vida das pessoas, e isso pode claramente influenciar o seu comportamento no trabalho.

De seguida, devemos criar um ambiente que lhes facilite a mudança e os ajude a assumir a responsabilidade pelas suas decisões e acções. Para fazer isso podemos:

• Garantir os recursos adequados
• Esta é uma acção sensata para garantir que a equipa tem os recursos de que precisa para fazer o seu trabalho. Isso pode incluir formação e treino específico, equipamentos, ou acesso a mentores. Este é um passo fundamental para ajudar as pessoas a assumir a responsabilidade pelo seu trabalho – se elas não têm as "ferramentas" necessárias para fazer o seu trabalho, é fácil evitar a responsabilidade!
• Comunicar as funções, responsabilidades e objetivos.
• Todos necessitamos de saber de forma clara quais as nossas funções e responsabilidades no trabalho. Certifica-te que todos os membros da equipa possuem uma descrição de funções actualizada, a mais detalhada possível, incluindo todas as suas responsabilidades.
• Promove o seu envolvimento.
• Já pensaste como te sentes quando está a fazer um trabalho de que gostas ou pelo qual te preocupas verdadeiramente? Tu assumes a responsabilidade pelas tuas acções, simplesmente porque tens um sentido de orgulho naquilo que estás a fazer. O mesmo pode ser verdade para qualquer outro membro da equipa. Promovendo o seu envolvimento, tu podes liderar a tua equipa pelo caminho da responsabilização.
• Usa algum do teu tempo para descobrir quais são os pontos fracos ou fortes de cada elemento. Isso pode ser fundamental na distribuição de tarefas adequadas às capacidades de cada um.
• Ajudando-os a assumir o controle.
• Às vezes, as pessoas sentem que não têm controle sobre as suas vidas. Para elas, não importa o que fazem ou quão duro elas trabalham, nada faz muita diferença. As Pessoas que acreditam que forças externas influenciam constantemente a sua vida possuem um "lócus de controle externo", enquanto aqueles que acreditam que as suas acções é que criam os eventos possuem um “lócus de controle interno”.
• Se descobrires que as pessoas têm um lócus de controlo externo, ajuda-as a superar isso. Estabelece metas modestas para que elas possam alcançar algumas vitórias rápidas, e depois ajuda-as a construir a sua auto-confiança. Além disso, lembra-as dos seus pontos fortes e sucessos do passado. Ensina-as a pensar positivamente, ao invés de se envolverem num constante discurso pessoal negativo e prejudicial.
• Evita a microgestão.
• Observa o teu próprio estilo de gestão. Se alguns membros da equipa não assumem a sua responsabilidade, isso pode ser porque tu não estás a delegar de forma clara, ou porque estás a “microgeri-los”
• Dá elogios.
• Por fim, devemos proporcionar muitos elogios quando as pessoas assumem a responsabilidade, continuando a ajudá-los a melhorar, fornecendo-lhes um consistente, eficaz e justo feedback.

TU LIDERAS A TUA VIDA

Delegar – Dicas para delegar de forma mais eficiente

Ronald Reagan, o antigo Presidente Americano disse um dia – “Rodeia-te com as melhores pessoas que conseguires encontrar, delega autoridade, e não interfiras.”

Palavras reais e provocadoras.

Delegar ainda é um problema, e por vezes, quanto mais alto se está na hierarquia, mais difícil se torna.

Não é que não queiramos ajuda para alcançar os nossos objectivos, o problema é que a delegação não se aprende na escola, tem de ser apreendida por nós próprios (e para isso é necessário reconhecer as nossas próprias limitações, o que já é um grande desafio).

Mas então porque é que delegar é necessário?

Vou ser totalmente honesto – porque não podemos fazer tudo sozinhos. Devemos ter pessoas ao nosso lado que nos possam ajudar. Delegar não só nos retira alguma pressão como podemos realmente fazer muito mais.

A questão no entanto é que (como já referi) muitas pessoas simplesmente não são boas a delegar. E isto é especialmente verdadeiro quando já tivemos más experiencias anteriores. Mas isso pode mudar. Vamos ver algumas ideias que podem ajudar-nos a delegar de forma mais eficiente, ou a saber que questões colocar quando nos delegam tarefas de forma inapropriada.

É importante que saibas que delegar de forma eficiente é também um factor determinante para a tua evolução pessoal. Vamos então focar-nos na delegação.