Delegar – Dicas para delegar de forma mais eficiente

Ronald Reagan, o antigo Presidente Americano disse um dia – “Rodeia-te com as melhores pessoas que conseguires encontrar, delega autoridade, e não interfiras.”

Palavras reais e provocadoras.

Delegar ainda é um problema, e por vezes, quanto mais alto se está na hierarquia, mais difícil se torna.

Não é que não queiramos ajuda para alcançar os nossos objectivos, o problema é que a delegação não se aprende na escola, tem de ser apreendida por nós próprios (e para isso é necessário reconhecer as nossas próprias limitações, o que já é um grande desafio).

Mas então porque é que delegar é necessário?

Vou ser totalmente honesto – porque não podemos fazer tudo sozinhos. Devemos ter pessoas ao nosso lado que nos possam ajudar. Delegar não só nos retira alguma pressão como podemos realmente fazer muito mais.

A questão no entanto é que (como já referi) muitas pessoas simplesmente não são boas a delegar. E isto é especialmente verdadeiro quando já tivemos más experiencias anteriores. Mas isso pode mudar. Vamos ver algumas ideias que podem ajudar-nos a delegar de forma mais eficiente, ou a saber que questões colocar quando nos delegam tarefas de forma inapropriada.

É importante que saibas que delegar de forma eficiente é também um factor determinante para a tua evolução pessoal. Vamos então focar-nos na delegação.

Passos para uma delegação adequada.

Determina o que tu queres que seja feito.

O primeiro passo é entender o que realmente é preciso ser feito. Não caías na armadilha de não compreenderes verdadeiramente o que precisa ser feito. É como na resolução de problemas. Se tu não chegares à raiz do problema ele não vai ficar resolvido.

Esclarece os resultados desejados.

Depois de saberes exactamente o que precisas que seja feito, deves olhar para os detalhes do resultado final. Isto levará à clareza da outra pessoa. Fornecendo uma ideia daquilo que se quer, de forma clara, é fundamental para a delegação.

Define claramente os papéis e responsabilidades.

Depois de entenderes o que precisa ser feito e o que queres da outra pessoa, então, deves tomar medidas para definir as funções e responsabilidades que lhe queres atribuir. Este é outro passo fundamental para que a pessoa a quem delegas entenda aquilo que pode ou não fazer. Estabelecer estes pontos no início da tarefa vai ajudar com o processo da delegação.

Mas atenção, nunca te esqueças de que a responsabilidade global é de quem delega.

Certifica-te que todos entendem a autoridade que têm para tomar decisões.

À medida que atribuis responsabilidade para que determinadas tarefas sejam completadas, a pessoa precisa entender a autoridade que têm para conseguir, efectivamente, cumpri-la.

Isto é crítico. Se a pessoa não sente que têm a autoridade para terminar a tarefa, ela acabará por não a cumprir ou esta ficará incompleta.

Define um limite de tempo.

Define um limite de tempo para a tarefa delegada. Ter parâmetros de tempo permite que a pessoa decida em conformidade.

Estabelece pontos de acompanhamento.

Este aspecto é especialmente importante em tarefas ou projectos mais longos ou complexos. É importante estabelecer pontos de acompanhamento para discutir onde se está com a tarefa delegada. O que ficou feito? As coisas continuam claras? O que mais precisa ainda de ser feito? Estes são pontos importantes a discutir ao longo do caminho para garantir que o item delegado seja feito.

Estas são algumas sugestões para quando delegares, mas são também importantes para teres em consideração quando tu fores a pessoa em quem uma tarefa é delegada.

Tu podes, e deves clarificar todos estes pontos se a pessoa que te delega a tarefa não o sabe fazer de forma eficiente.

De forma subtil, mas assertiva, coloca tu as questões para que tudo fique claro.

Podes inverter as questões dizendo:

• Deixe-me repetir o que disse para ver se compreendi completamente o que me está a pedir (e repetes o pedido que te foi efectuado).

Deves ainda clarificar:

• Quanto tempo tenho para concluir a tarefa?
• O que posso decidir sozinho?
• Quando nos voltamos a reunir?

E claro, não te esqueças de tomar nota de tudo, para memória futura.

E já sabes, TU LIDERAS A TUA VIDA.