Respeitas o fim das reuniões?

Quantas vezes já estiveste numa reunião que não termina à hora marcada? Aliás, em quantas reuniões já participastes em que nem sequer te anunciam a que horas é suposto a reunião terminar?

Este é um erro comum, que na verdade decorre de outros erros, como:

1. Não começar a reunião a horas;

2. Inexistência de uma ordem de trabalhos clara e enviada antecipadamente aos participantes;

3. Os documentos de trabalho para a reunião não são partilhados antecipadamente;

4. Os Participantes estão “distraídos” com os seus problemas.

Quando é que as tuas reuniões terminam? À hora marcada? Ou apenas quando as pessoas acabam de falar?

Se deixares, as reuniões continuam indefinidamente. Elas vão expandir-se para preencher qualquer período de tempo que lhes seja dado. Já estive em reuniões que duram horas e com resultados finais no mínimo “discutíveis”.

Num episódio recente, um participante não terminava a sua intervenção. Como resultado, alguns dos presentes que assistiam começaram a levantar-se e a sair.

Não é que estas pessoas estivessem a ser desrespeitosas para com o orador. De facto, era o orador que estava a desrespeitar os presentes.

Respeita o tempo das outras Pessoas e termina a reunião a horas

Lá porque tu geres mal o teu tempo, isso não quer dizer que os outros sejam obrigados a fazer o mesmo. Se tens 10, 15 ou 60 minutos para gastar, isso não quer dizer que todos os presentes na sala (seja uma reunião, congresso ou um simples telefonema) também tenham de dispor desse tempo.

Se existe a necessidade de uma discussão adicional, marca um período adicional para mais tarde ou noutra data, ou então reúne de um-para-um para dar resposta a necessidades individuais.

Termina as reuniões a horas e deixa que todos possam continuar com o que planearam para os seus dias. Respeita o fim das reuniões.

Devemos ser diligentes para conseguir terminar as nossas reuniões dentro do tempo previsto ou elas irão continuar enquanto tu permitires.

Respeitar o fim das reuniões é respeitar também todos aqueles que participam na reunião.

Termina sempre as tuas reuniões (ou apresentações) a horas.

De que forma garantes que as tuas reuniões terminam a tempo e horas? Deixa-nos o teu comentário.

Fernando Fausto Margalho Barroso