O bem mais precioso que possuímos é… o tempo.
Depois dele passar, é impossível recuperá-lo. Por isso, devemos ser implacáveis com a gestão do tempo utilizando-o de forma inteligente para alcançar os nossos objectivos.
Uma das coisa que consome mais tempo (desnecessariamente) são as reuniões.
E se há coisa que me aborrece são reuniões em que eu nem sequer sei qual é a ordem de trabalhos ou o tema da reunião.
Tendo assumido recentemente funções de coordenação de um grupo profissional com mais de 600 elementos, e depois de uma “chuva” de pedidos de reunião individual, percebi que não é aceitável criar a expectativa de que uma pessoa com este nível de responsabilidade possa, efetivamente, ter tempo para essas reuniões e mesmo assim conseguir fazer o seu trabalho.
Procurei na internet modelos de documentos que pudessem servir-me para elaborar um formulário de pedido de reunião, mas não encontrei o que procurava. Por isso, decidi criar o meu.
O meu objectivo foi simples.
Criar uma forma de disciplinar e controlar os pedidos de reunião, obrigando a pessoa que pede a reunião a organizar-se de forma a justificar que efetivamente merece que eu lhe dê o meu tempo.
Este foi o formulário que criei. Podes fazer o download aqui (versão adaptada para efeitos de partilha neste artigo).
Com a ajuda imprescindível do secretariado, cada colaborador que pretende uma reunião comigo recebe um formulário que deve preencher e onde tem de disponibilizar:
- Dados simples de identificação e contacto, e;
- O motivo do pedido de reunião.
No próprio formulário foi ainda possível acrescentar informação útil que responde:
- Para onde enviar o formulário depois de preenchido;
- Como será marcada a reunião posteriormente;
- Indicação clara de que o pedido efectuado não é uma garantia de realização da reunião;
- Uma alternativa para os “pedidos urgentes”
Desta forma simples é possível fazer uma triagem dos pedidos recebidos e ter um maior controlo sobre o próprio tempo.
E tu, como fazes para gerir os pedidos que te são enviados?
TU LIDERAS A TUA VIDA
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