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Estas são algumas sugestões para trabalhar de forma mais inteligente (em vez de “trabalhar mais”).

1. Aponta para a eficiência, não à arrumação extrema. Arrumar as coisas só para as tirar da secretária pode fazer com que esqueças ou parcas coisas.
2. A desordem raramente é causada por insuficiente espaço ou tempo. A culpada é normalmente a indecisão.
3. Arranja um sítio para cada coisa. Abrir o correio sempre no mesmo sítio evita que este fique espalhado. Coloca as contas pagas separadas das que ainda não foram pagas. Guarda o material de escritório no mesmo local para evitares comprar em duplicado.
4. Não utilizes a totalidade da tua superfície de trabalho como uma gigantesca caixa de correio. Em vez disso determina qual a tua acção seguinte relativamente a um determinado papel ou documento e actua imediatamente de acordo com isso.
5. Aquela máxima “toca em cada papel apenas uma vez”, é demasiado extrema para ser realista. Mas nela está contida alguma verdade. Devemos sempre realizar a próxima acção concreta de cada vez que tocamos num papel.
6. Não guardes nenhum papel com o qual não queiras perder tempo a arquivar. Se não o arquivares adequadamente o mais provável é que te esqueças dele ou que não o encontres quando necessitares dele. De qualquer forma o resultado é o mesmo de que se o tivesses deitado fora logo no inicio. Se te preparares para arquivar um documento no P.C. ou fazer um scan de um documento tens de ser selectivo. Se não conseguires imaginar uma situação em que venhas a necessitar dessa informação no futuro, não a guardes. A maioria de nós guarda imensa informação ou papel que não vai voltar a utilizar nunca mais.
7. Utiliza uma agenda (agenda electrónica ou telemóvel) para te ajudar a limpar a secretária. Se evitas arquivar coisas com medo de te esqueceres delas, anota um “lembrete” na tua agenda, agenda electrónica ou telemóvel.
8. Com frequência, nós somos os nossos piores inimigos, interrompendo-nos a nós próprios saltando de uma tarefa parcialmente acabada para outra. Pára de “baralhar a secretária” (deslocar papéis para novas posições na secretária sem realmente fazer nada com eles). De cada vez que agarrares um documento (ou situação), toma uma acção concreta que te aproxime mais da sua concretização (conclusão).
9. Aprende a dizer “Não”. Eu sei que é difícil. Tu podes chegar aos cem anos, e mesmo assim não vais conseguir fazer tudo o que queres. Essa é a maldição e a bênção de ser inteligente e ter elevadas expectativas sobre ti próprio. A boa noticia é que tu podes escolher aquilo em que te queres concentrar. Tu tens muito mais liberdade do que pensas. Para além da obrigação de cuidar dos filhos ou outro membro da família ou mesmo pagar os impostos, muito pouco do que tu “tens mesmo de fazer” é efectivamente moral ou legalmente mandatório. Revê tudo na tua vida e faz a seguinte pergunta, “Qual é a pior coisa que pode acontecer se eu deixar de fazer isto?” Dizer “Não” algumas vezes é a única forma de poder dizer “Sim” às coisas que tu verdadeiramente valorizas.
10. Tem cuidado com as “Coisas”. Quantas mais “coisas” tens, mais locais para as pores tens de ter, e mais coisas para limpar ou reparar vais ter e eventualmente ter de substituir. Pára de comprar coisas apenas porque estão à venda e de que realmente não necessitas. Tu podes sempre arranjar mais coisas ou arranjar mais dinheiro. Mas tu nunca podes arranjar mais tempo.
11. Marca na tua agenda reuniões contigo próprio. Marcar um compromisso não serve só para não te esqueceres de um almoço importante, reunião ou de ir ao dentista. Eles podem ser usados para ti também. Compromete-te a usar algum tempo com aquelas coisas que estás “sempre a adiar”. Isto funciona com tudo, desde aquele projecto antigo sempre adiado, até garantir que vais ao ginásio duas vezes por semana.
12. Cuidado com o perfeccionismo. A maioria do trabalho rotineiro não tem de ser “perfeito”. Pergunta a ti mesmo – O teu esforço é desproporcional ao “valor” da tarefa? Será que outros projectos mais importantes não vão atrasar-se? Não é possível reduzir a frequência ou o nível de detalhe desta tarefa?

Na minha secretária tenho um pequeno pedaço de papel com a seguinte mensagem:
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Esta mensagem resume de alguma forma as sugestões apresentadas e comigo resulta.
Mas tu tens de encontrar o teu caminho. Já sabes…

TU LIDERAS A TUA VIDA